ZARZĄDZANIE URZĘDEM: Nie taki budżet straszny

Karta wyników (Scorecards) ukazuje wykonanie w stosunku do założonego celu, na to miast na interaktywnej mapie widać graficzną prezentację wykonania planu. Możliwe jest drążenie mapy (województwo=>powiaty=>miasta) i analiza wykonania planu na poszczególnych poziomach.


Wiemy, jak ciężką pracą jest przygotowanie budżetu. Cykliczne wypełnianie zawiłych arkuszy kalkulacyjnych to dopiero początek drogi. Kontrolerzy muszą przeprowadzić konsolidację arkuszy wypełnionych przez poszczególne komórki organizacji. Następnie należy kontrolować wykonanie planu, czyli dokonać odpowiedniego zestawienia na podstawie systemów transakcyjnych. Trzeba również wprowadzić dane do utworzonych arkuszy budżetowych, aby śledzić ewentualne odchylenia. Należałoby też szukać przyczyn odchyleń i szybko na nie reagować.

Oszczędność czasu i kontrola
Choć to zaledwie uproszczony scenariusz procesu budżetowania, widać już jak mozolna i deprymująca może być to praca i jak łatwo o pomyłki. Na szczęście procesy te możemy znacznie uprościć, wykorzystując systemy do zarządzania strategią i wspomagania decyzji.

Systemy klasy Performance Management umożliwiają nam uniknięcie żmudnej pracy, polegającej na integracji danych; ale to tylko fragment ich funkcjonalności. Rozwiązania Performance Management znacznie skracają cykl budżetowania w organizacji i umożliwiają bieżącą kontrolę wykonania planów. Użytkownicy w przystępny sposób tworzą plany i budżety, monitorują wskaźniki opisujące ich realizację, w oparciu o raporty i analizy podejmują właściwe decyzje. Ponadto, odpowiadając na zmiany, korygują przyjętą drogę rozwoju instytucji. Centrum tych rozwiązań jest jednospójna składnica danych, która zbiera informacje z różnych systemów działających w organizacji oraz dane budżetowe. Owe dane, natychmiast po wprowadzeniu, zapisywane są w bazie oraz udostępniane współpracownikom.

Kadra kierownicza może błyskawicznie monitorować chociażby wykonanie planu lub realizację budżetu, śledząc graficzne wskaźniki na pulpitach informacyjnych swojego komputera. Pulpity informacyjne przypominają deskę rozdzielczą w samochodzie. Dostępne są na nich wszystkie najważniejsze informacje dotyczące prawidłowego funkcjonowania organizacji. Jeśli zapali się czerwona kontrolka, możemy jednym kliknięciem myszy uruchomić raport, aby dowiedzieć się kto lub co odpowiada za dany stan rzeczy. Dzięki temu pracownicy nie muszą tracić czasu na przygotowanie sprawozdań finansowych i mogą skupić cały wysiłek na ich analizie.

Analitycy poprzez wydajne wielowymiarowe analizy mogą oglądać dane z różnych perspektyw (np. regionu, grupy, kwartału, itp.) oraz drążyć je od ogółu do szczegółu, względnie odwrotnie, za pomocą jedynie kilku kliknięć w intuicyjnym środowisku. Na przykład można rozpocząć analizę z poziomu lat i błyskawicznie przejść przez kwartały, miesiące aż do poszczególnych dni. Użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym odnaleźć przyczyny złych wyników i natychmiast raportować kierownictwu instytucji. Osoby odpowiedzialne za plany będą mogły na bieżąco wprowadzić odpowiednie korekty.

Pełen zakres działań
Performance Management jest zamkniętym powtarzającym się cyklem, w którego trakcie wspierane i automatyzowane są procesy zarządzania strategią organizacji. Spróbujmy podsumować, co wchodzi w skład tych rozwiązań:

• Planowanie i Budżetowanie – zdefiniowane formularze do wprowadzania budżetów i planów, zdefiniowane mechanizmy śledzenia realizacji przypisanych zadań.
• Monitorowanie – śledzenie kluczowych wskaźników efektywności firmy poprzez karty wyników (Scorecards), publikowane na interaktywnych pulpitach informacyjnych (Dashboards).
• Analizy i Raportowanie – wielowymiarowe analizy OLAP, zdefiniowane sprawozdania finansowe i inne parametryzowane dynamiczne raporty.

Rozwiązania Performance Management identyfikują pracowników ze strategią organizacji. Mają wgląd w mapę strategii organizacji oraz wskaźniki, za które są odpowiedzialni. Mogą na bieżąco obserwować karty wyników i trendy umieszczonych tam wskaźników. Wyniki pracowników w każdym aspekcie ich pracy przekładają się na wyniki instytucji. Takie powiązanie pracowników z organizacją dają ogromne korzyści i przekładają się na jakość ich pracy.

Kolejną wielką zaletą tych rozwiązań jest możliwość wykonywania szybkich analiz i raportów bez obciążania istniejących systemów. Możliwe jest to dzięki odseparowaniu baz danych, będących repozytorium informacyjnym rozwiązań Performance Management, od funkcjonujących w organizacji systemów służących do bieżącej pracy operacyjnej. Systemy do planowania, monitorowania i analiz instalowane są na oddzielnych maszynach z własnymi bazami danych. Najczęściej wykorzystują one hurtownię danych, która zawiera informacje ze wszystkich źródeł danych w instytucji.

Standard nowoczesnej instytucji
Do wykorzystania możliwości rozwiązań Performance Management potrzebny jest rozważny proces wdrożenia, poczynając od analizy biznesowej, przez projekt i budowę modelu danych, do doboru odpowiednich narzędzi analitycznych oraz systemów do planowania i budżetowania. Jeśli jednak wdrożeniem rozwiązań Performance Management zajmą się specjaliści, możliwy jest bardzo szybki zwrot środków zainwestowanych w ich implementacje.

Zgodnie z ogólnie przyjętą metodyką wdrożeń takich systemów, tworzymy od początku wizję rozwiązania w każdym obszarze organizacji, ale do realizacji wybieramy najpierw jeden najbardziej interesujący obszar, aby w bardzo krótkim czasie przekazać funkcjonalne rozwiązanie. Następnie przystępujemy do realizacji kolejnego obszaru.

Od kilku lat rynek rozwiązań Performance Management przeżywa rozkwit. Według prognoz instytutów badawczych w najbliższych latach rozwiązania tej klasy staną się standardem w każdej nowoczesnej instytucji.


CPM (Corporate Performance Management)  — zespół koncepcji zarządzania, mierników oraz technologii informatycznych umożliwiający pracownikom definiowanie, monitorowanie i optymalizację realizacji celów osobistych i departamentu w powiązaniu ze strategią całej organizacji – definicja Gartnera.
CPM czy używana również nazwa Performance Management to koncepcja zarządzania informacją w przedsiębiorstwie poprze użycie zintegrowanych prognoz, raportów, analiz do stworzenia platformy decyzyjnej. CPM składa się z trzech części: karty wyników (jak firma działa w chwili obecnej), Analiz i Raportów (zgłębienie danych i poznanie przyczyn obecnego wyniku) oraz budżetowanie i planowanie (jak firma powinna działać).