E-URZĄD Od tego nie uciekniemy

Codziennie do urzędów i instytucji publicznych napływają tysiące dokumentów, faksów, e-maili, zgłoszeń telefonicznych, które są gromadzone w rozmaitych miejscach, od segregatorów w archiwach po serwery i pocztę elektroniczną. Dla ogarnięcia tych wszystkich spraw i ich sprawniejszej obsługi wiele urzędów zdecydowało się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, który wydaje się dzisiaj nie tylko wymogiem czasu, ale podstawowym warunkiem dobrej obsługi mieszkańca.

Co to takiego?
Definicji elektronicznego obiegu dokumentów jest kilka, a jedna z nich mówi, iż jest to uporządkowany system pozwalający na wymianę informacji oraz odpowiednie katalogowanie pism, realizowane według wcześniej określonych procedur. System ten z założenia ma ułatwić przepływ pewnych informacji i pozwalać na pełne monitorowanie prowadzonych spraw z zachowaniem właściwych zasad przechowywania i gromadzenia zbiorów danych. Wszystko to ma się odbywać z zachowaniem wypracowanych wcześniej procedur i zgodnie z polityką bezpieczeństwa. System ten winien być również na tyle elastyczny, aby mógł być w przyszłości rozbudowywany.

– Elektroniczny obieg dokumentów może być traktowany bądź jako wewnętrzny obieg dokumentów w ramach jakiejś jednostki, a więc odbywający się pomiędzy poszczególnymi wydziałami i poszczególnymi pracownikami, bądź też jako system dający możliwość wymiany pism elektronicznych przychodzących i wychodzących z urzędu oraz pism wytwarzanych i wymienianych wewnątrz urzędu. Ten poszerzony obieg obejmuje przekazywanie dokumentów wewnątrz urzędu, sporządzanie i wydawanie decyzji i postanowień, prowadzenie akt spraw, archiwizowanie dokumentów, a także zakłada stosowanie podpisu elektronicznego – wyjaśnia Krzysztof Legowski, programista zajmujący się zagadnieniami z zakresu e-administracji.

Jak to działa?
Mimo mnogości wersji zwykle schemat elektronicznego obiegu dokumentów jest podobny i polega na przyjęciu przychodzącej do urzędu korespondencji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli jest to dokument w formie papierowej, to zwykle na sali obsługi interesantów bądź kancelarii jest on skanowany, otrzymuje swój numer wchodzący i w takiej postaci umieszczany jest w systemie. Kolejnym etapem jest dekretowanie dokumentów. Zwykle dekretacja jest wielopoziomowa, a osoba dekretująca posiada szereg możliwości dekretacji. Następnie sprawa jest zwykle przekazywana naczelnikom/kierownikom właściwej komórki organizacyjnej, którzy z kolei przekazują ją do merytorycznej realizacji swoim pracownikom.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia tworzenie dokumentów na podstawie zdefiniowanych wzorców i monitorowanie spraw przeterminowanych. Winien również zapewniać łatwość wyszukiwania spraw i spełniać wymogi prawne zawarte w instrukcji kancelaryjnej oraz w Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. Jak widać jego wprowadzenie nie jest łatwe, wymaga bowiem sporych nakładów, ale jak przekonują specjaliści, jest opłacalne. Wśród głównych plusów wymieniają stworzenie spójnej i aktualnej bazy wszystkich dokumentów, oszczędność papieru i czasu związanego z poszukiwaniem dokumentów papierowych. Daje również pełną kontrolę nad stanem załatwiania spraw przez poszczególne komórki urzędu, z uwzględnieniem daty i czasu wpłynięcia, powstania czy przekazania dokumentów czy też rejestracji zmian. Możliwe jest więc prześledzenie całej historii sprawy, z wglądem we wszystkie zmiany jakim podlegała.

Elektroniczna i papierowa
Elektroniczny obieg ma nie tylko usprawnić obsługę klientów jednostek administracji publicznej, ale zmierzać również do wyeliminowania dokumentów w wersji papierowej i zastąpienie ich elektronicznymi.
– Nie nastąpi to jednak dość szybko. Przyczyną są nie tylko wysokie koszty digitalizacji urzędów czy też brak zapisów nakazujących obligatoryjne niszczenie dokumentów papierowych po ich zdigitalizowaniu aby uniknąć ewentualnych rozbieżności w toku dalszego postępowania z nimi, jak jest w niektórych państwach europejskich. Przyczyną jest raczej czynnik ludzki – przyznaje Krzysztof Legowski. – W szczególności opór urzędników, który przez lata byli przyzwyczajeni do zajmowania się dokumentami w wersji papierowej. Efekt jest taki, że jeszcze przez dłuższy czas w naszych urzędach będzie obowiązywał podwójny obieg informacji, tej tradycyjnej w obiegu papierowym i nowej w obieg elektroniczny.

Co wybrać?
Na rynku jest sporo firm oferujących wprowadzenie elektronicznego obieg dokumentów w administracji w oparciu o systemy typu workflow, intradoc, docflow zapewniających projektowanie procesów przepływu pracy czy narzędzia umożliwiające archiwizację treści elektronicznych, jednak niezmienne pozostaje określenie, jakie cele stawiamy wprowadzając dane rozwiązanie.

– Przy wyborze odpowiedniego systemu musimy brać pod uwagę wielkości urzędu oraz liczbę przetwarzanych przez obieg dokumentów. Warto zwrócić uwagę na takie cechy rozwiązania, jak możliwość integracji z innymi systemami w urzędzie, rozbudowa w przyszłości, a także funkcjonalność w stosunku do aktualnych potrzeb urzędu – wymienia Łukasz Ryguła, naczelnik Wydziału Informatyzacji starostwa powiatowego w Mikołowie.

Wśród samorządów województwa śląskiego jednym z najpopularniejszych jest działający od prawie dwóch lat SEKAP – System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej. Obecnie z systemu tego korzystają 54 urzędy z terenu województwa śląskiego (urząd marszałkowski, 10 powiatów grodzkich, 7 powiatów ziemskich i 36 gmin). Zakres tego projektu jest znacznie obszerniejszy niż tylko wprowadzenie elektronicznego biegu dokumentów, bowiem obejmuje on również stworzenie platformy formularzy elektronicznych, system płatności FINN czy też System Automatycznej Weryfikacji Podpisu Elektronicznego FINN.

Funkcjonowanie SEKAP-u polega na tym, że mieszkaniec loguje się do jednego serwisu, który pokieruje go następnie na witrynę z e-usługami urzędu właściwego do jej załatwienia, chodzi bowiem o stworzenie teleinformatycznego zaplecza dla świadczenia różnorakich usług publicznych z zakresu spraw meldunkowych, ewidencji działalności gospodarczej czy też podatków lokalnych. System przewidziany jest do obsługi ponad miliona mieszkańców z terenu województwa. Realizacja SEKAP-u kosztowała 27 mln zł, zaś projekt uzyskał dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej na Śląsku był jednym z największych projektów z zakresu innowacyjności porównywanym z rządowym projektu e-PUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).

Jaka przyszłość?
Ustawa o dostępie do informacji publicznej z 6 września 2001 roku zobowiązała podmioty publiczne do uruchomienia internetowego Biuletynu Informacji Publicznej i to był pierwszy krok w kierunku wykorzystania nowoczesnych technologii w administracji. Kolejnym krokiem jest właśnie wdrożenie systemu elektronicznego obiegu informacji i dokumentów. Na razie jego wprowadzenie nie jest obligatoryjne. Wydaje się jednak, że urzędy od tego nie uciekną. Szczególnie, że już dziś istnieje obowiązek przyjmowania dokumentów dostarczanych drogą elektroniczną czy wysyłanych za pomocą formularza ze strony internetowej, co jest zgodne z k.p.a. oraz ustawą z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. Oznacza to nie tylko konieczność przyjęcia dokumentu w formie elektronicznej, ale również prowadzenie go w takiej formie.

Informatyzacja samorządów nabiera więc tempa. Motywują do tego kolejne akty prawne, chociażby ustawa o wprowadzeniu podpisu elektronicznego czy też obowiązek zapewnienia obywatelom dostępu do informacji przez internet. Coraz częściej również dbałość o wizerunek miasta czy powiatu skłania jego władze do sprawniejszej i szybszej obsługi obywateli, a taki system to umożliwia.


Artur Palac
kierownik systemów Sage Sp. z o. o.

Dla zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa najlepiej byłoby gdyby dokumenty urzędowe były zabezpieczane tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przedsiębiorcy nabywają taki podpis zwykle z góry na rok, za określoną opłatą. Kwalifikowany podpis elektroniczny to taki, który został wystawiony z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości jego użytkownika a do jego wykorzystania konieczny jest indywidualny klucz prywatny (służący bezpośrednio do składania podpisów w dokumentach elektronicznych), przechowywany w sposób bezpieczny – np. na karcie elektronicznej.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami tylko podpis kwalifikowany ma takie samo znaczenie jak podpis odręczny. Inne rodzaje podpisu mogą być wiążące prawnie jedynie na podstawie umów cywilnych pomiędzy kontrahentami je stosującymi.
Natomiast dokumenty funkcjonujące w obiegu wewnętrznym firm lub organizacji zwykle nie są zabezpieczane podpisem elektronicznym – ważne jednak aby sam obieg był ściśle sprocedurowany, zgodnie z polityką bezpieczeństwa organizacji, tak aby zapewnić maksymalną ochronę danych (w grę wchodzi tu systematyzacja informacji, chronione katalogi i systemy zabezpieczeń haseł).
Warto także pamiętać, że dowolny dokument z pakietu Office – np. pismo w Wordzie lub arkusz Excela – może być zabezpieczony hasłem, które można przechowywać osobno i udostępniać tylko powołanym osobom.


Forum Samorządowe nr 1/38