Krakowskie szkoły zintegrowane w sieci

Koordynacja zadań realizowanych przez miasta i gminy wymaga wprowadzania innowacyjnych rozwiązań. Opanowanie niekiedy złożonych zadań jest tym trudniejsze na terenie dużych miast i metropolii. Szczególnie ważną dziedziną jest nadzór nad placówkami oświatowymi. Kontrola funkcjonowania szkół i przedszkoli wymaga zastosowania narzędzi wspomagających ten proces. Aby usprawnić zarządzanie placówkami oświatowymi, władze Krakowa wprowadziły innowacyjne rozwiązanie informatyczne – Zintegrowany System Zarządzania Oświatą.

Założenia
Motywacją dla krakowskiego magistratu do stworzenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą była chęć uruchomienia jednolitego, kompleksowego oprogramowania służącego m.in. do obsługi finansowo-księgowej oraz kadrowo-płacowej placówek oświatowych. Spójność w działaniu poszczególnych placówek, a co za tym idzie – odpowiedni nadzór urzędu, utrudniał brak jednolitego narzędzia służącego do gromadzenia informacji na temat podległych placówek oraz odpowiedniego systemu archiwizacji tych danych, które dotąd  przechowywane były w formie papierowej. Sprawne zarządzanie szkołami dodatkowo komplikowały niejednolite i niezintegrowane oprogramowania służące do opracowania arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych, planowania budżetu, kontroli wydatków, obsługi płacowej oraz finansowo-księgowej. Ponadto informacje gromadzone w postaci elektronicznej nie były systemowo zabezpieczone na wypadek awarii.

– Przed wprowadzeniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą większość dokumentacji przekazywana była do Wydziału Edukacji w formie papierowej, co powodowało trudności w planowaniu, monitorowaniu stopnia realizacji budżetu oświaty, sporządzaniu sprawozdań łącznych i analiz porównawczych, bieżącej wymianie danych i informacji – tłumaczy Katarzyna Cisowska-Mleczek, zastępca dyrektora Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Krakowa.

Samorząd postanowił wprowadzić narzędzie informatyczne wspomagające realizację zadań każdej spośród 350 podległych placówek oraz ułatwiające współpracę między nimi a Zespołem Ekonomiki Oświaty i Wydziałem Edukacji.

Realizacja
Projekt unijny Zintegrowany System Zarządzania Oświatą obejmował opracowanie, wykonanie i wdrożenie tego systemu. Gmina zakupiła do jego obsługi 4 serwery wraz z niezbędnym oprogramowaniem. System składa się z 6 wykonanych na zlecenie funkcjonalnych modułów – Kadry i Płace, Arkusz Organizacyjny, Finanse, Baza Danych Ogólnych, Uczniowie oraz System Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Każdy z 6 modułów spełnia odrębną funkcję. Kadry to moduł zawierający informacje o pracownikach placówek oraz osobach, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne. Służy głównie do przeprowadzania analiz w zakresie zatrudnienia pracowników, definiowania i generowania dokumentów rozliczeniowych ZUS, dokumentów NFZ, deklaracji podatkowych oraz naliczania i sporządzania listy płac. Arkusz Organizacyjny służy do opracowania planu organizacji roku szkolnego, wspomaga tworzenie planu finansowego placówek, zespołów ekonomiki oświaty oraz Wydziału Edukacji UMK, na podstawie których tworzony jest budżet krakowskiej oświaty. Moduł Finanse służy do prowadzenia rachunkowości, gospodarki magazynowej oraz majątkowej. Baza Danych Ogólnych to baza informacji na temat infrastruktury placówek, ich majątku, potrzeb remontowych i inwestycyjnych. W module Uczniowie gromadzone są podstawowe dane na temat uczniów. Ważnym elementem jest System Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

– System Elektronicznego Obiegu Dokumentów ma za zadanie wspomagać przepływ informacji między placówkami oświatowymi oraz między placówkami a Wydziałem Edukacji UM Krakowa. Wdrożenie modułu podniesie sprawność placówek w zakresie organizacji pracy, dostępu do informacji i wszelkich dokumentów. System będzie umożliwiał rejestrację, obieg, archiwizację spraw, definiowanie ścieżek przepływu, dołączanie załączników w dowolnym formacie oraz da możliwość złożenia podpisu elektronicznego – tłumaczy Cisowska-Mleczek.

W ramach przedsięwzięcia sfinansowano również zakup 350 komputerów, łącznie z  instalacją i konfiguracją podstawowego oprogramowania i systemu bezpieczeństwa. Projekt obejmował również pokrycie kosztów szkoleń dla 1503 osób, które miały się przygotować do użytkowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą.

W Urzędzie Miasta Krakowa powstał, w wyniku realizacji przedsięwzięcia, Referat ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą. Zadania referatu powierzono czterem dotychczasowym pracownikom urzędu oraz dwóm nowo zatrudnionym specjalistom – z dziedziny informatyki i finansów.

Przystąpienie do systemu jest obligatoryjne dla wszystkich nadzorowanych przez Gminę Miejską Kraków szkół i placówek oświatowych. Użytkownicy korzystają z oprogramowania za pośrednictwem internetu.

Wnioski 
Uruchomienie ZSZO wpłynęło na ograniczenie ilości dokumentów papierowych generowanych przez placówki. System przyczynił się do skrócenia czasu związanego z pozyskiwaniem informacji o nadzorowanych szkołach i placówkach. Centralna baza danych gromadzi dane o wszystkich placówkach – nie tylko o uczniach i pracownikach, ale również informacje majątkowe i szczegółowe dane o nieruchomościach placówek.

Zastępca dyrektora Wydziału Edukacji przewiduje, że w dłuższej perspektywie czasowej realizacja projektu ZSZO przyniesie widoczne efekty. Ułatwi planowanie i bieżący monitoring stopnia realizacji budżetu oświaty, pozwoli na szybkie i bezkosztowe uzyskiwanie wielu analiz i zestawień zbiorczych dotyczących stanu krakowskiej oświaty, zoptymalizuje czas wykonania różnych zestawień, sprawozdań i pozwoli na bezpieczną zintegrowaną archiwizację danych.