Jacek Bojarski: Kontrola urzędnika w pracy

Odpowiada: Jacek Bojarski, radca prawny, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna


Czy można zabronić urzędnikowi korzystania z komputera, internetu do celów prywatnych w czasie pracy?
Pracodawca ma prawo i obowiązek zorganizowania czasu pracy swoim pracownikom w ten sposób, aby można było osiągać jak największą wydajność i jakość pracy. W konsekwencji jeżeli pracownicy wykorzystują do pracy powierzony im przez pracodawcę sprzęt komputerowy, to pracodawca może określać sposób korzystania z powierzonego pracownikowi mienia. W szczególności pracodawca może zabronić pracownikom używać sprzęt komputerowy (internet, pocztę elektroniczną) do celów prywatnych. Istotną kwestią jest jednak to, aby pracodawca w sposób jasny i precyzyjny taki zakaz wyartykułował wobec pracownika, a więc żeby zakaz ten znalazł swoje odzwierciedlenie w umowie o pracę lub regulaminie pracy.

Powyższe reguły obowiązujące na gruncie Kodeksu pracy powinny mieć odpowiednie zastosowanie do pracowników samorządowych z uwagi na treść przepisu art. 43 ust. 1 ustawy z 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU nr 223, poz. 1458 ze zm.).


Czy w regulaminie urzędu może określić, jakie działanie pracownika jest zabronione?
Na wstępie należy poczynić uwagę, iż jednym z istotnych elementów stosunku pracy jest zaufanie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Jak pokazuje orzecznictwo SN utrata zaufania do pracownika może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. Jednakże w dzisiejszych realiach rynku pracy samo zaufanie staje się niewystarczające dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy. W konsekwencji pracodawcy coraz częściej starają się w większy lub mniejszy sposób nadzorować pracę swoich podwładnych.

Wobec braku precyzyjnych regulacji prawnych w przedmiocie zasad kontroli i monitoringu pracownika przez pracodawcę, szczególnie pożądane wydają się w tym zakresie odpowiednie zapisy, czy to w regulaminie pracy (art. 104 § 1 Kodeksu pracy), czy to w regulaminie pracy urzędu (art. 42 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych). Mogą one dotyczyć przykładowo zasad korzystania z internetu i poczty elektronicznej lub też zasad korzystania z telefonów komórkowych i stacjonarnych.

Wszelkie wewnętrzne procedury kontroli powinny szczegółowo opisywać sposób i zakres dopuszczalnej kontroli względem pracownika, tak aby nie budziły one wątpliwości w praktyce. Jednakże zawsze trzeba mieć na uwadze, iż kontrola poczynań podwładnego nie może naruszać jego dóbr osobistych.


Czy pracodawca może kontrolować pracownika instalując na jego komputerze program szpiegowski? Czy może blokować określone strony, np. Facebook, Nasza klasa?
Zdarzają się przypadki, kiedy pracodawca instaluje w komputerach pracowników tzw. „oprogramowanie szpiegujące”, aby uzyskać w szczególności wiedzę na temat odwiedzanych przez pracownika stron internetowych. Pośrednio pracodawca uzyskuje w ten sposób informacje, jak długo pracownik pracuje przy swoim komputerze. Chociaż zagadnienie to stało się obecnie szczególnie aktualne, to niestety wciąż brak w tym zakresie szczegółowych regulacji prawnych.
W Kodeksie pracy, a konkretnie w załączniku aktu wykonawczego do tejże ustawy, odnaleźć możemy jedynie bardzo lakoniczny zapis, iż przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także przy planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora pracodawca powinien uwzględniać w szczególności okoliczność, iż bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej pracy pracownika (pkt 10 lit e załącznika do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 01.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe /DzU nr 148, poz. 973/).

Mając powyższe na uwadze oraz odwołując się do ogólnych reguł obowiązujących w prawie pracy należy stwierdzić, że pracodawca ma prawo sprawdzać na bieżąco z jakich programów lub stron internetowych najczęściej korzysta jego pracownik i jakie czynności wykonuje na komputerze w godzinach pracy. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na taki sposób kontroli pracownika, to musi o tym poinformować swojego podwładnego, wskazując reguły i zakres takiej kontroli.

Pracodawca odpowiada za prawidłową organizację czasu pracy w zakładzie pracy. W związku z tym może zabronić pracownikom wykorzystywać sprzęt komputerowy (internet) do celów prywatnych, a w szczególności odwiedzania w godzinach pracy stron na tzw. portalach społecznościowych. Ponadto – w ocenie pracodawcy – sam zakaz może się okazać niewystarczający, stąd pracodawca, jako właściciel sprzętu i sieci, może zdecydować się na całkowite zablokowanie stron, które w jego ocenie nie powinny być otwierane przez pracowników w czasie pracy.


Czy pracodawca może sprawdzać billingi pracowników, którzy korzystają z telefonów służbowych?
Pracodawca ma prawo przeglądać billingi prowadzonych przez pracowników rozmów telefonicznych z telefonów służbowych w celu analizy kosztów prowadzonej przez siebie działalności. Tak jak w przypadku sprzętu komputerowego, tak samo w odniesieniu do sprzętu telefonicznego, pracodawca może określać sposób i zasady korzystania z niego, limitując przykładowo rozmowy prywatne do określonego poziomu. Pracodawca, który chciałby skontrolować pracownika pod względem ilości wykonywanych rozmów prywatnych, może przejrzeć jego bilingi.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na treść wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 03.04.2007 r. (application no. 62617/00), wydanego na kanwie monitorowania rozmów telefonicznych pracowników. W wyroku tym przeczytać możemy m.in., że wykorzystanie informacji związanych z dniem i długością rozmów telefonicznych oraz w szczególności z wybieranymi numerami może rodzić kwestię naruszenia art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności tak dalece, jak informacje te stanowią integralny element komunikacji prowadzonej za pomocą telefonu. Sam fakt, iż dane te mogły zostać w sposób legalny pozyskane przez pracodawcę, w formie rachunku telefonicznego, nie stanowi przeszkody dla stwierdzenia ingerencji w prawa gwarantowane na podstawie art. 8 Konwencji. Ponadto przechowywanie danych osobistych związanych z życiem prywatnym osoby także wchodzi w zakres stosowania art. 8 ust. 1 Konwencji. Tym samym nie ma znaczenia okoliczność, iż dane przechowywane przez pracodawcę nie zostały ujawnione lub wykorzystane przeciwko pracownikowi w postępowaniu dyscyplinarnym lub innym.

W związku z powyższym Trybunał uznał, że zbieranie i przechowywanie informacji osobistych związanych z korzystaniem przez pracownika z telefonu, a także z poczty elektronicznej oraz internetu, bez jego wiedzy, stanowi ingerencję w prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji w rozumieniu art. 8 Konwencji.


Czy pracodawca może założyć w służbowym telefonie pracownika lokalizator, który będzie informował o miejscu przebywania pracownika (dotyczy pracowników sprawujących swoje funkcje w terenie)?
Pracodawca może kontrolować czas pracy pracowników za pomocą tzw. „systemów GPS”, jednakże taki sposób kontroli musi być uzasadniony charakterem wykonywanej pracy i powierzonych pracownikowi obowiązków. Kategorycznie należy zastrzec, iż nie powinien on się odbywać poza godzinami pracy, ponieważ mogłoby to stanowić naruszenie prawa do prywatności. Trzeba pamiętać, że każda kontrola pracownika powinna odbywać się stosownie do celu, jakiemu ma służyć (porównaj: wyrok SN z dnia 03.04.1972, I PR 153/72). Wszystkie czynności pracodawcy muszą odbywać się w granicach rozsądku, a kontrola pracownika nie może przekształcić się w inwigilację, tak aby nie stanowiło to naruszenia godności pracownika i innych dóbr osobistych (art. 111 kp).


Czy pracodawca może zainstalować kamerę lub mikrofon w pokoju w celu kontroli pracy urzędników? Czy może zobowiązać pracownika, który obsługuje taki monitoring do zachowania tajemnicy?
Kontrolowanie pracownika poprzez monitoring, czy też podsłuch stanowi bardzo głęboką ingerencję w prywatność pracownika. Dodatkowo problem potęguje brak jasnych i precyzyjnych przepisów prawnych w tej kwestii na gruncie prawa pracy. Stosowanie kamer przemysłowych jest coraz powszechniejsze w różnych obiektach zarówno publicznych, jak i prywatnych. Pracodawcy instalują je obecnie nie tylko dla celów bezpieczeństwa, ale coraz częściej w celu nadzorowania pracowników, co wywołuje jednak szereg kontrowersji. W literaturze prawa pracy można odnaleźć pogląd, iż monitorowanie pracowników powinno odpowiadać następującym warunkom:

• monitorowanie nie może przyjmować postaci zakazanej przez prawo, np. tajnego instalowania kamer w pomieszczeniach, gdzie pracownik może oczekiwać zachowania swojej prywatności;
• musi istnieć usprawiedliwiony cel takiego sposobu monitoringu, np. ochrona przed napadami na pracowników, wykrycie zachowań szkodzących firmie. Pracodawca powinien być przygotowany na wykazanie tego celu w ewentualnym postępowaniu sądowym;
• podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników;
• pracownicy powinni wiedzieć, jakiej formie kontroli są lub mogą być poddawani. Duże znaczenie mogą tu mieć stosowne regulacje w przedmiocie zasad monitoringu. Wskazane jest, aby pracownik przy zawieraniu umowy o pracę lub później podpisywał oświadczenie, że zapoznał się z tymi zasadami i akceptuje je.

Ponadto należy mieć na uwadze, że wszelkie formy monitorowania pracowników stanowią przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: DzU z 2002 r., nr 101, poz. 926 ze zm.). Dane uzyskane poprzez monitoring muszą być w odpowiedni sposób przechowywane przez administratora danych (pracodawcę). Pracodawca jest obowiązany zapewnić przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby uzyskiwane za pomocą monitoringu informacje o pracownikach były zabezpieczone przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Pracownicy w zakładzie, w którym będzie wprowadzany system monitorowania, powinni zostać o tym wcześniej uprzedzeni przez pracodawcę. Jednak nie jest wymagana zgoda pracowników na objęcie takim systemem. Przetwarzanie danych w ten sposób można uznać za dopuszczalne m.in. gdy jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów pracodawcy, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności pracowników (porównaj: art. 23 ust.1 pkt 5 ww. ustawy).


Czy pracodawca może wymagać od pracowników odpowiedniego ubioru w czasie wykonywania pracy? Czy w regulaminie pracy można szczegółowo opisać obowiązujący w miejscu pracy strój, np. długość spódnicy, kolor ubrania?
Tak jak to zostało wskazane wyżej pracodawca w regulaminie pracy określa zasady organizacji i porządku pracy. Pracodawca, który skutecznie chce wdrożyć w firmie tzw. dress code powinien wprowadzić odpowiednie zapisy do regulaminu pracy lub stosownego załącznika do takiego regulaminu. Wydaje się, że sformalizowane zasady dotyczące odpowiedniego ubioru i wyglądu są uzasadnione także w urzędach administracji publicznej lub samorządowej (zobacz: Marcin Mazuryk [w:] Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz do art. 42 ustawy. Oficyna 2010). Stosowne postanowienia powinny być jasne i precyzyjne, tak aby nie budziły wątpliwości, a zarazem miały na względzie poszanowanie godności pracownika. W konsekwencji stworzy to podstawę dla pracodawcy, w oparciu o którą będzie mógł egzekwować obowiązki w zakresie ubioru swoich podwładnych. W regulaminie można zobligować pracowników do ubierania się w odpowiedni sposób. Ponadto należy mieć na uwadze, że pewne wymogi dotyczące wyglądu lub ubioru mogą również wynikać z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.