Skarbnik z podopolskiej gminy pisze: Ustawa obowiązuje od 2001 r. i owszem mieliśmy wnioski o udostępnienie informacji publicznej, ale wnioski te dotyczyły małego zakresu informacji o małym nakładzie pracy i materiałów. W chwili obecnej wpływające wnioski dotyczą udostępnienia np. wszystkich faktur za okres 2 lat poprzedzających rok 2016 (5000 faktur), udostępnienia wszystkich umów cywilno-prawnych za okres 1 roku itd. Skarbnik gminy stwierdza, że przygotowanie informacji publicznej w ww. przypadkach dezorganizuje pracę małego urzędu gminy (zatrudnienie 29 osób) ze względu na czas potrzebny do przygotowania powyższych informacji.
Warto przypomnieć, że wymieniona ustawa ma swój początek w art. 61 Konstytucji RP z dnia 2 kwietnia 1997 r. Ustawowa definicja zawarta w art. 1 ust. 1 wym. ustawy brzmi:
Art. 1. 1. Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie.
Skarbnicy gmin z respektem odnoszą się do wym. ustawy, która w art. 2 stanowi:
Art. 2. 1. Każdemu przysługuje, z zastrzeżeniem art. 5, prawo dostępu do informacji publicznej, zwane dalej „prawem do informacji publicznej”.
2. Od osoby wykonującej prawo do informacji publicznej nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego.
Skarbnikom gmin zależy na zmianie wym. ustawy, a zwłaszcza na jej doprecyzowaniu. Przecież w opisanym wyżej przykładzie chodzi o powielenie i anonimizację niektórych danych zawartych w ww. fakturach lub umowach cywilno-prawnych, którą - zgodnie z art. 5 wym. ustawy - wymusza ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych lub przepisy o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych albo ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, a następnie zeskanowanie tak przygotowanych wszystkich dokumentów.
Skarbnik gminy ma rację, gdy twierdzi, że ustawa nie precyzuje, kiedy można uznać informację publiczną za informację przetworzoną. Jest też problem precyzyjnych odpowiedzi na pytania: w jakich przypadkach i jakie koszty należy uznać jako koszty związane z przygotowaniem informacji publicznej w formę wskazaną we wniosku.
W art. 3 wym. ustawy czytamy natomiast:
Art. 3. 1. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do:
1) uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego;
2) wglądu do dokumentów urzędowych;
3) dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów.
2. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych.
Z kolei art. 13 wym. ustawy stanowi:
Art. 13. 1. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust. 2.
2. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie określonym w ust. 1, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.
Potrzeba doprecyzowania przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej jest tym pilniejsza, że orzecznictwo sądów jest w tej materii bardzo zróżnicowane.
W dniu 16 czerwca 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, która wykonując dyrektywę UE wprowadziła nowe rozwiązania w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Problemy zgłoszone przez skarbników gmin pozostały bez zmian.
zgso@zgso.org.pl
.png)
Skarbnicy gmin alarmują, że zachodzą niepokojące zmiany w żądaniach od wnioskujących o udostępnienie informacji publicznej. Problem dotyczy stosowania ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Obecnie wnioski dotyczą bardzo szerokiego zakresu informacji.
W odpowiedzi na Pana wniosek o udostępnienie informacji publicznej (skanów faktur), zawarty w piśmie z dnia .............., informujemy: 1. W Urzędzie Gminy ..... obowiązuje tradycyjny system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (papierowy system obiegu dokumentów). Wprowadzony został zarządzeniem nr .................. w sprawie wskazania systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych. 2. Pomimo stosowania w Urzędzie elektronicznego systemu wspomagającego obieg dokumentów – stosownie do § 39 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) – dokumenty księgowe nie są w tym systemie rejestrowane. Mając na względzie powyższe informujemy, iż Wnioskowane przez Pana dokumenty posiadamy jedynie w formie papierowej. Nie posiadamy nawet kopii wnioskowanych dokumentów – w tym we wskazanej we wniosku formie (pliki pdf). Stosownie więc do brzmienia art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2015r. poz. 2058) dokonaliśmy rozpoznania rynku, aby określić koszty usługi związanej ze skanowaniem wnioskowanych dokumentów (koszty, jakie poniesiemy w związku ze zleceniem usługi skanowania). Stosownie do brzmienia art. 15 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej powiadamiamy, iż udostępnienie wnioskowanej informacji w formie wskazanej w Pana wniosku wiązać się będzie z uiszczeniem przez Pana opłaty w wysokości ….................... Jeżeli akceptuje Pan wysokość opłaty, zwracamy się o uzupełnienie wniosku o dane konieczne do wystawienia Panu faktury (imię, nazwisko, adres, PESEL). 3. Urząd Gminy ..... przeprowadził dokładną analizę zakresu czynności, koniecznych do wykonania dla wytworzenia plików elektronicznych faktur. Analiza ta wykazała, iż: 1) wnioskowanych faktur jest około 2000; 2) konieczne jest wyodrębnienie poszczególnych faktur (wystawianych i otrzymywanych) z teczek spraw – w tym usunięcie elementów metalowych (spinacze, zszywki); 3) konieczne jest anonimizowanie faktur wystawionych osobom fizycznym; 4) konieczne jest zlecenie podmiotowi zewnętrznemu usługi skanowania faktur; 5) przed przekazaniem wnioskowanych plików konieczna jest weryfikacja dokumentów źródłowych i plików zawierających skany (sprawdzenie kompletności, weryfikacja anonimizacji). W związku z powyższym nie jesteśmy w stanie udostępnić Panu wnioskowanej informacji w terminie określonym w art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2015r. poz. 2058). 4. Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej powiadamiamy, iż wnioskowaną informację udostępnimy w terminie do ................. (jeden miesiąc)