Jednym z centralnych punktów Kongresu była prezentacja wyników badań FRDL, którą przedstawił Prezes Zarządu Fundacji, dr Cezary Trutkowski. Dane pokazały skalę wyzwań organizacyjnych i zarządczych, przed którymi stoją dziś samorządy, w tym presję budżetową, demografię, bezpieczeństwo, relacje między organem wykonawczym a sekretarzem oraz kondycję organów uchwałodawczych.
Z badań wynika m.in., że 71% JST utraciło mieszkańców w ciągu ostatnich 5 lat, 83% deklaruje potrzebę prognoz demograficznych, a 90% wskazuje infrastrukturę jako priorytet niezależnie od trendu demograficznego. W obszarze bezpieczeństwa 88% JST inwestuje w zakup sprzętu niezbędnego do reagowania w sytuacjach kryzysowych, jedynie 27% prowadzi ćwiczenia obrony cywilnej dla mieszkańców.
Badania pokazały również, że 60% sekretarzy gmin opowiada się za zniesieniem ograniczeń kadencji wójta, a udział radnych w szkoleniach zewnętrznych pozostaje bardzo niski: tylko 2,3% JST deklaruje, że radni uczestniczą w nich często lub bardzo często.
Ważnym wątkiem była także partycypacja społeczna. Konsultacje społeczne przeprowadziło w 2025 roku 97% gmin, jednak jedynie 23% sekretarzy łączy konsultacje z poprawą jakości decyzji i ich wiążącym charakterem. Aż 80,5% sekretarzy widzi w uczestnikach konsultacji przede wszystkim osoby zgłaszające prywatny problem do rozwiązania, a nie reprezentantów wspólnoty lokalnej.
Samorządy pod presją: wyzwania dla sekretarza JST
Jednym z najważniejszych paneli pierwszego dnia była dyskusja „Samorządy pod presją: wyzwania dla sekretarza JST”. W panelu udział wzięli: Jarosław Komża, Magdalena Majkowska, Jerzy Stępień, Andrzej Wojewódzki, Szymon Wróbel oraz Katarzyna Zajkowska. Moderatorem był Robert Żarkowski.
Jerzy Stępień zwracał uwagę, że samorząd terytorialny od początku swojego istnienia w odrodzonej Polsce funkcjonuje pod presją instytucji centralnych. Podkreślał, że gdy administracja rządowa nie radziła sobie z określonymi zadaniami publicznymi, często przekazywała je samorządom — nierzadko jako zadania własne — przenosząc na wspólnoty lokalne odpowiedzialność za trudne i kosztowne obszary polityk publicznych.
Jerzy Stępień wskazywał również na cywilizacyjne znaczenie samorządu terytorialnego jako instytucji charakterystycznej dla kręgu kultury euroatlantyckiej. Samorząd buduje lokalną odpowiedzialność, wspólnotowość i zdolność obywateli do samoorganizacji.
Andrzej Wojewódzki poruszył problem relacji między wójtem, burmistrzem lub prezydentem miasta a sekretarzem JST. Zwracał uwagę, że obecny stan prawny powoduje, iż realny zakres decyzyjności sekretarza w urzędzie zależy często od jego osobistych relacji z piastunem organu wykonawczego. Pogląd ten podzieliła Magdalena Majkowska, Sekretarz Miasta Wielunia, wskazując, że w przyszłości konieczne może okazać się bardziej jednoznaczne rozdzielenie kompetencji sekretarza i organu wykonawczego.
Sekretarz jako architekt kultury organizacyjnej
Ważnym elementem programu była sesja „Rola sekretarza w budowaniu profesjonalnych JST — obsługa mieszkańców i praca zespołowa w JST”, prowadzona przez Dorotę Jakubowską-Kurzec. Wystąpienie pokazało sekretarza jako osobę odpowiedzialną nie tylko za procedury, ale również za klimat organizacyjny, sposób pracy zespołów i kulturę obsługi mieszkańców.
Podkreślono, że sekretarz jest jednym z głównych architektów kultury urzędu. To od sposobu zarządzania, komunikacji i reagowania na trudne sytuacje zależy, czy urząd będzie miejscem budującym spokój, profesjonalizm i zaufanie, czy raczej napięcie i poczucie zagrożenia.
Wskazywano również na potrzebę wspierania pracowników pierwszej linii, którzy często mierzą się z agresją, roszczeniowością lub manipulacją ze strony mieszkańców. Kluczowe znaczenie ma tu kultura asertywności: życzliwość wobec człowieka przy jednoczesnej stanowczości wobec zasad.
Podczas sesji zwracano także uwagę na bezpieczeństwo psychologiczne w organizacji. Profesjonalny urząd powinien traktować błąd jako okazję do nauki, a nie powód do publicznego piętnowania. Ważnym narzędziem budowania autorytetu sekretarza jest transparentność decyzji, jasne uzasadnianie poleceń i unikanie modelu zarządzania, w którym pracownicy nie rozumieją przyczyn podejmowanych decyzji.
Sztuczna inteligencja w samorządzie
Ważnym tematem Kongresu była również sztuczna inteligencja. W sesji „Sztuczna inteligencja już pracuje w urzędach — pytanie brzmi nie czy ją wdrożyć, ale czy mamy nad nią kontrolę” podkreślano, że AI może wspierać urzędników, ale nie może zastępować odpowiedzialności człowieka.
AI jest obecnie wykorzystywana głównie do wspierania codziennych działań operacyjnych: tworzenia treści, komunikacji z mieszkańcami i usprawniania pracy urzędników. Największymi barierami są brak wsparcia organizacyjnego, skomplikowane przepisy, niedobór zasobów oraz ryzyko sankcji związanych z ochroną danych.
Szczególne zagrożenia dotyczą generatywnej AI i modeli LLM, w tym transferu danych do dostawców, możliwości używania danych do trenowania modeli, braku kontroli nad lokalizacją i retencją danych oraz ograniczonej odpowiedzialności dostawców. Wdrożenie AI wymaga oceny zgodności z RODO, przeprowadzenia DPIA, przyjęcia polityk korzystania z AI oraz zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
Najważniejsze wnioski z Kongresu
X Krajowy Kongres Sekretarzy pokazał, że sekretarz JST znajduje się dziś w samym centrum najważniejszych procesów zachodzących w administracji lokalnej. To funkcja łącząca prawo, organizację pracy urzędu, cyfryzację, zarządzanie informacją, bezpieczeństwo, obsługę mieszkańców, relacje z organem wykonawczym i radą oraz współpracę ze wspólnotą lokalną.
Z dyskusji kongresowych wyłania się kilka zasadniczych wniosków. Po pierwsze, samorządy działają pod coraz silniejszą presją zewnętrzną. Demografia, finanse, bezpieczeństwo, cyfryzacja i nowe obowiązki ustawowe sprawiają, że JST muszą jednocześnie utrzymywać jakość usług publicznych i adaptować się do szybko zmieniającego się otoczenia.
Po drugie, cyberbezpieczeństwo i odporność cyfrowa stają się nieodłącznym elementem zarządzania samorządem. Nie są już wyłącznie zadaniem informatyków, ale odpowiedzialnością kierownictwa urzędu, wymagającą strategii, edukacji, procedur i współpracy między jednostkami.
Po trzecie, sztuczna inteligencja może stać się ważnym narzędziem wspierającym administrację, ale jej wdrażanie wymaga ostrożności, kompetencji, kontroli i odpowiedzialności. AI powinna wspierać człowieka, a nie zastępować jego osąd, odpowiedzialność i relację z mieszkańcem.
Po czwarte, profesjonalny urząd to nie tylko procedury i systemy informatyczne. To także kultura organizacyjna, bezpieczeństwo psychologiczne, asertywna komunikacja, transparentność decyzji i umiejętność pracy z mieszkańcami w trudnych sytuacjach.
Po piąte, partycypacja społeczna wymaga nie tylko formalnych narzędzi, ale również edukacji, zaufania i realnego dialogu. Sekretarz pełni tu rolę organizatora, strażnika procedur i łącznika pomiędzy mieszkańcami, organami gminy i administracją.
