Papier odchodzi do lamusa

System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w skrócie SEKAP jest realizowany w dziesięciu powiatach grodzkich, siedmiu powiatach ziemskich oraz w trzydziestu sześciu gminach. Łącznie z województwem śląskim w przedsięwzięciu uczestniczą 54 jednostki samorządu terytorialnego. Wdrożenie programu w całym województwie przewiduje się na marzec tego roku. Realizacja przedsięwzięcia wymagała zakupu ponad tysiąca komputerów i terminali, montażu około 60 serwerów oraz około dwóch tysięcy różnego rodzaju urządzeń elektronicznych, takich jak czytniki kart elektronicznych i skanery. Do tego dochodzi profesjonalne oprogramowanie do obsługi dokumentów oraz elektronicznych formularzy, systemy bezpieczeństwa i certyfikacji, automatycznej weryfikacji podpisu elektronicznego, a także systemy elektronicznych płatności.
 
Korzyść dla mieszkańca i urzędnika
Realizacja programu ma ułatwić życie mieszkańcom, bowiem za pośrednictwem internetu będą mogli załatwiać sprawy meldunkowe, uiszczać opłaty skarbowe, załatwiać sprawy związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Samo korzystanie z systemu SEKAP jest bezpłatne. Mieszkaniec uiszcza tylko opłaty skarbowe i administracyjne za załatwianie konkretnej sprawy, tak jak przy tradycyjnych procedurach.

SEKAP ma przyczynić się do modernizacji administracji samorządowej poprzez zwiększenie poziomu wykorzystania nowoczesnych technologii, a także zwiększyć efektywność pracy w administracji przez obniżenie kosztów świadczenia usług publicznych i poszerzenie oferty usług świadczonych drogą elektroniczną.

Jak to działa
Osoba zainteresowania rozpoczęciem załatwiania sprawy poprzez SEKAP, musi wypełnić formularz elektroniczny. Aby to uczynić musi zarejestrować się na Platformie e-Usług Publicznych. Po wypełnieniu przez użytkownika formularza elektronicznego składa podpis elektroniczny, który jest wykorzystany w momencie akceptacji przez System Automatycznej Weryfikacji Podpisu Elektronicznego. Z formularzem elektronicznym powiązana jest procedura uiszczania opłaty skarbowej i administracyjnej. Jednak to użytkownik wskazuje w jaki sposób chce zapłacić.

Petent ma możliwość sprawdzenia na jakim etapie realizacji jest jego sprawa. Służy do tego strona Biuletynu Informacji Publicznej, na której umieszczony został odnośnik do odpowiedniego interfejsu, poprzez który użytkownik może uzyskać informacje o swojej sprawie. Dostęp do informacji o stanie danej sprawy będzie uzależniony od wprowadzenia przez użytkownika właściwego numeru PESEL lub NIP oraz numeru identyfikacyjnego sprawy. Numer nadany jest przy wprowadzaniu sprawy lub przy złożeniu wniosku podczas osobistego pobytu w urzędzie.

Każdy kto zamierza skorzystać z usług systemu SEKAP musi wyposażyć się w certyfikat podpisu elektronicznego. Certyfikat wydawany bezpłatnie przez Centrum Certyfikacyjne SEKAP lub certyfikat podpisu elektronicznego, wydany przez uprawniony podmiot certyfikujący.

Co się dzieje z dokumentem, który trafi do systemu? Wpada on do obieg dokumentu systemu SEKAP. Wszystkie pisma kierowane są do kancelarii ogólnej. Tam określa się, do którego wydziału zostanie ono skierowane. Następnie naczelnik wydziału przekazuje je odpowiedniemu urzędnikowi. W każdej chwili istnieje możliwość elektronicznego monitorowania biegu pisma, sposobu załatwienia sprawy, terminowości podjętych działań i decyzji. Łatwiejsze jest archiwizowanie tego typu dokumentów i szybszy dostęp do nich. Oprócz pism elektronicznych będą funkcjonowały także te, w wersji papierowej. W takim przypadku pracownicy kancelarii ogólnej „wpuszczą” pismo do systemu po zeskanowaniu go.

W praktyce
Wśród gmin, które przystąpiły do tego programu jest Orzesze.
– System jest w fazie rozruchu więc sprawy prowadzone są zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dla nas jest to szansa na usprawnienie funkcjonowania administracji. Korzystne jest również to, iż realizacja programu jest w 75 proc. finansowana ze środków Unii Europejskiej – mówi burmistrz Orzesza, Andrzej Szafraniec, który dodaje, że każdego roku do urzędu trafia około 14 tysięcy różnego rodzaju pism.
Dzięki uczestnictwu w projekcie urząd został wyposażony w nowoczesny sprzęt komputerowy i oprogramowanie, przeszkolono pracowników. Zakupiono także skaner i zainstalowano infokiosk, dzięki któremu mieszkańcy mogą dowiedzieć się o wszystkich urzędowych procedurach.

Urząd Miejski w Bielsku-Białej otrzymał od Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego 90 zestawów komputerowych oraz 100 stanowisk podpisu elektronicznego, wszystko dla lepszej realizacji tego przedsięwzięcia. W Jastrzębiu-Zdroju, które również wprowadza ten projekt planuje się podłączenie do niego jednostek organizacyjnych miasta: szkół, przedszkoli, bibliotek, obiektów sportowych. Jednak będzie to już inny projekt, chociaż zrealizowany również w oparciu ośrodki pochodzące z Unii Europejskiej. Oba systemy będą ze sobą współpracować.

Nie tylko SEKAP
SEKAP to strategiczny dla województwa śląskiego projekt, ale nie jedyny realizowany w regionie w ramach tworzenia infrastruktury społeczeństwa informacyjnego. Inne to m.in. system faksowo-mailowy z podpisem elektronicznym dla śląskiej policji za prawie 5 mln zł oraz elektroniczna karta miejska w Rybniku za 5,4 mln zł. Projekt ten polega na wprowadzeniu w mieście publicznego dostępu do internetu oraz możliwości płacenia kartą miejską np. za przejazd autobusem.

Nie czekając na wprowadzenie SEKAP-u Starostwo Powiatowe w Mikołowie zrealizowało projekt pn: „System elektronicznej komunikacji w Powiecie Mikołowskim. Usługi publiczne on-line”. Jego realizacja rozpoczęła się w listopadzie 2005 roku, a zakończyła się 31 stycznia 2008 r. Projekt współfinansowany był w 75 procentach z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego.

– Od 2 stycznia 2008 r. w Starostwie Powiatowym wdrażany jest system elektronicznego obiegu dokumentów i spraw. Kolejnym krokiem był zakup i instalacja kiosków internetowych (tzw. Infomatów) w 7 miejscach w powiecie: w Starostwie, w Urzędzie Miejskim Mikołów, Urzędzie Miejskim w Orzeszu, w Urzędzie Miejskim w Łaziskach Górnych, w Urzędzie Gminy Ornontowice, w Urzędzie Gminy Wyry oraz w budynku Powiatowego Urzędu Pracy – wyjaśnia Aleksandra Łataś, zastępca naczelnika Wydziału Rozwoju i Promocji Starostwa Powiatowego w Mikołowie. Jak wyjaśnia strategicznym celem realizacji projektu jest rozwój społeczeństwa informacyjnego. Podobnie jak w systemie SEKAP interesant, wykorzystując internet, jest w stanie załatwić sprawę, bądź ją monitorować bez konieczności kilkukrotnego osobistego stawiennictwa w urzędzie. Rozważana jest również możliwość wprowadzenia różnego rodzaju komunikatorów typu poczta elektroniczna bądź bramka SMS-owa, aby za ich pośrednictwem powiadamiać zainteresowanych o przebiegu lub zakończeniu sprawy prowadzonej w starostwie.

– Korespondencja z zewnątrz, która wpływa do Biura Obsługi Interesanta czy Kancelarii Starostwa jest rejestrowana. Następnie skanuje się pewną część dokumentacji np. treść wniosku. Kolejnym krokiem jest przekazanie tego dokumentu już w formie elektronicznej do dekretacji przez jedną z pięciu osób z szefostwa starostwa, które wskazują osoby i wydziały, które mają się zająć tą sprawą. Po wpłynięciu sprawy do wskazanego wydziału, naczelnik lub jego zastępca, którzy mają uprawnienia do danej korespondencji, wskazują osobę lub osoby, które będą dalej prowadziły tę sprawę, wyznaczają osoby współpracujące, ewentualnie mogą wskazać inne wydziały, które będą musiały wydać opinię w danej sprawie. W tym momencie sprawa trafia do referenta i ma już status do rejestracji. Przypisana do obsługi danej sprawy osoba prowadzi dalszą korespondencję i decyduje, jakie podjąć działania do jej zakończenia i przygotowuje korespondencję wychodzącą. Wysłanie takiej korespondencji odbywa się automatycznie, wystarczy jedno kliknięcie a system generuje gotowy dokument – wyjaśnia Łukasz Ryguła, odpowiadający za wdrożenie od strony informatycznej systemu elektronicznej komunikacji on-line w powiecie mikołowskim.
Jak mówi, przygotowywanie tego procesu trwało od września, system wdrażany był w całym starostwie i objął jednocześnie wszystkie wydziały i wszystkich pracowników.

Wprowadzenie tego rozwiązania oznacza odejście od konieczności prowadzenia kilku osobnych rejestrów kancelaryjnych w biurze obsługi interesantów, kancelarii ogólnej, czy kancelarii w wydziałach, które mają uprawnienia do prowadzenia własnego rejestru kancelaryjnego. Wśród korzyści z wprowadzenia tego rozwiązania Łukasz Ryguła wymienia zmniejszenie liczby dokumentów w formie papierowej oraz usprawnienie obsługi, bowiem cała korespondencja wychodząca będzie przygotowywana i zatwierdzana w systemie. To zapewni szybszą obsługę i ułatwi wyszukiwanie informacji w naszej bazie. System posiada również całą gamę zabezpieczeń.

– Każdy pracownik, aby wejść do systemu, musi podać login i hasło. Dane z systemu zapisywane są automatycznie na kilku dyskach, czyli ta sama informacja jest zapisywana równocześnie na kilku fizycznych nośnikach i w razie awarii jednego z nich można go zastąpić następnym. Dwa razy dzienne są prowadzone tzw. migawki serwera. Prócz tego regularnie uruchamiane są procedury kopiowania i gromadzenia konkretnych informacji na innych nośnikach - dyskach – wyjaśnia Łukasz Ryguła. Wprowadzenie tego systemu ma pomóc mikołowskiemu starostwu w ubieganiu się o przyznanie Certyfikatu Jakości ISO.

Łukasz Reguła
informatyk Starostwa Powiatowego w Mikołowie

SEKAP składa się z kilku modułów pełniących określone funkcje, jednak podstawowymi i najważniejszymi dla pracowników urzędu i mieszkańców są dwa: System Obiegu Dokumentów (SOD) i Platforma elektronicznych Usług Publicznych (PeUP). Pierwszy element, czyli System Obiegu Dokumentu przypisując każdej sprawie określony, jednolity tryb postępowania, porządkuje i usprawnia pracę.
Platforma elektronicznych Usług Publicznych to portal internetowy, na który może zalogować się każdy mieszkaniec mający dostęp do internetu.
Tutaj znajdzie „Karty Usług”, które zawierać będą informacje jak załatwić interesujące go sprawy, będzie mógł pobrać aktywny eFormularz, wypełnić go na ekranie komputera, opatrzyć podpisem elektronicznym i wysłać do właściwego urzędu za pośrednictwem internetu z każdego miejsca o dowolnej porze.
W ramach projektu SEKAP planowane jest również uruchomienie Centrum Certyfikacji, gdzie każda zainteresowana osoba będzie mogła otrzymać swój podpis elektroniczny. Będzie to podpis niekwalifikowany, działający na takiej zasadzie jak kody dostępu w bankowości elektronicznej. Taki podpis będzie wystarczał obywatelowi by załatwić sprawę za pośrednictwem Platformy Usług bez konieczności fatygowania się do Urzędu.