Kazimierz Schmidt: E-administracja działa wolniej niż magistrat

Ustawa o informatyzacji zamiast usprawnić załatwianie spraw urzędowych i przyspieszać procedury realizacji zadań instytucji publicznych, w rzeczywistości utrudnia działanie. Podczas konferencji "Nowoczesna administracja - dokumenty pod kontrolą" Kazimierz Schmidt z Departamentu Informatyzacji MSWiA prześledził wraz z słuchaczami drogę, jaką należy pokonać, aby złożyć elektroniczny wniosek za pośrednictwem platformy e-PUAP. Okazuje się, że z założenia szybka i bardziej dogodna internetowa metoda współpracy z administracją publiczną jest w rzeczywistości mozolna i irytująca.

Schody w platformie e-PUAP zaczynają się już na etapie wyszukiwania potrzebnego formularza do wypełnienia. Po wybraniu odpowiedniej tematyki wniosku, należy przeszukać długą listę wzorów elektronicznych dotyczących tej samej sprawy, obowiązujących w różnych gminach. Kazimierz Schmidt podkreślał, że dużym usprawnieniem byłoby odgórne opracowanie jednolitych wzorów wniosków elektronicznych obowiązujących w całej Polsce.
Po bezbłędnym wypełnieniu aplikacji, petent zostaje poproszony o załączenie oryginałów dokumentów elektronicznych. Proces ubiegania się o oryginały odpowiednich załączników, np. zaświadczeń z urzędu skarbowego nie szczędzi nerwów interesanta i zniechęca do wirtualnego okienka urzędowego, dowodząc, że łatwiej i szybciej będzie stanąć w tradycyjnej kolejce po papierowe formularze.

Kolejną przeszkodą w drodze do całkowitej informatyzacji urzędów są sprawy, na które nie ma wzorów wniosków elektronicznych. W przypadku składania pism papierowych, brak określonych formularzy nie przeszkadza w załatwieniu spraw, ustawa o informatyzacji nie przewiduje jednak przełożenia papierowego trybu składania dokumentacji na elektroniczny.

Do listy niedociągnięć systemu informatyzacji administracji publicznej warto jeszcze dopisać jego niedostępność dla osób prywatnych, które nie dysponują podpisem elektronicznym, a zatem wypełniony elektronicznie wniosek w ich przypadku staje się dokumentem po wizycie w urzędzie i złożeniu ręcznego podpisu we wskazanym przez urzędnika miejscu. Okazuje się więc, że elektroniczna dokumentacja nie oznacza bynajmniej oszczędności wynikającej z mniejszej liczby etatów, bo system informatyczny musi ktoś obsługiwać - nie tylko specjaliści IT, ale również urzędnicy obsługujący petentów. Nie zapominajmy oczywiście o tych, którzy nie ufają maszynom i mimo wszystko wolą tradycyjny sposób załatwiania spraw - przy okienku, długopisem na papierze.

- Stanem idealnym byłaby sytuacja, gdy wszelkie kontakty z podmiotami publicznymi mogłyby być realizowane za pośrednictwem usług elektronicznych, ale nie wyłącznie, bo większość ludzi będzie nadal wolała przyjść do urzędu, gdzie sprawy załatwiane są szybciej - podkreśla Schmidt.

Do sukcesu informatyzacji w rozumieniu obowiązującej obecnie ustawy, droga jest jednak daleka. Poprawa sytuacji wymagałaby przeanalizowania wszystkich procesów prowadzących do wydania jakiegokolwiek dokumentu i dostosowania platform elektronicznych do obsługi każdego z nich. Takie reformy wymagają jednak czasu.

- Zgodnie z obowiązującymi w tej chwili przepisami prawa, premier nie może wysłać elektronicznego pisma do swoich ministrów, bo nie istnieje wzór takiego dokumentu - mówi Schmidt. - Z pilotażu przeprowadzanego obecnie w podlaskim i podkarpackim urzędach wojewódzkich wynika, że zdecydowana większość pism papierowych zatrzymanych w tzw. składzie chronologicznym to są wpływy z innych podmiotów publicznych. W podmiotach tych trzeba wykonać dla każdego wpływu papierowego jego skan i dopisać niezbędne elementy struktury po to, aby dało się tym zarządzać.

Program pilotażowy ma wykazać, że wprowadzanie standardowych sposobów oznaczania dokumentacji przyczyniłyby się do zautomatyzowania czynności rejestracji wszelkich pism pomiędzy urzędami. Konieczna dotychczas procedura składania wniosków między urzędami, zostałaby zastąpiona przesyłaniem plików między komputerami wojewody i ministra, co może znacznie usprawnić i przyspieszyć realizację przedsięwzięć. (abg)

Konferencja "Nowoczesna administracja - dokumenty pod kontrolą" , 9 września 2010, Warszawa, www.multitrain.pl