---

FELIETON
Czesław Tomalik komentuje: Pożytki z grupy zakupowej

W artykule warszawskiej redakcji Gazety Wyborczej pt. „Prąd coraz droższy? Nie dla wszystkich. Wielka niespodzianka w metrze” z dnia 24 stycznia 2021 r. czytamy: 

Wyższe wydatki na energię elektryczną czekają nie tylko warszawiaków, ale też większość spółek transportowych. [...]
Skala podwyżek mogłaby być jeszcze większa, ale zapobiega temu powołanie Warszawskiej Grupy Zakupowej, która zrzesza 739 jednostek miasta (w oświacie, pomocy społecznej, urzędach czy sporcie), a poza tym dziesięć samorządowych zakładów budżetowych i 54 podmioty o osobowości prawnej (biblioteki, domy kultury, Zakłady Opieki Zdrowotnej, szpitale czy teatry) - wylicza Maciej Dutkiewicz, rzecznik Tramwajów Warszawskich i zapewnia: - U nas zmiana cen energii nie ma wpływu na pasażerów. [...]

***

Tak, mogę to potwierdzić z własnego wieloletniego doświadczenia. Takie są pozytywne skutki działania Warszawskiej Grupy Zakupowej i naszych Grup Zakupowych, corocznie tworzonych od 10 lat w ramach Związku Gmin Śląska Opolskiego dla zakupu prądu.

Wymownym przykładem jest historia sukcesu naszej IX Grupy zakupowej Energetycznej osiągniętego w sierpniu ubiegłego 2020 roku. W drugim unijnym przetargu nieograniczonym uzyskaliśmy wówczas cenę za energię elektryczną dla 385 gminnych instytucji o 14% niższą niż rok wcześniej.

W naszych Grupach zakupowych Energetycznych od lat najważniejszą, wiodącą rolę pełni Gmina Strzelce Opolskie z Burmistrzem Tadeuszem Gocem. To Gmina, która przed 30 laty założyła nasz Związek i jest obecnie drugą pod względem wielkości gminą członkowską. W Urzędzie Miejskim w Strzelcach Opolskich pracuje Koordynator Grupy Zakupowej Hubert Waloszek - Kierownik Referatu Zamówień Publicznych, którego wspiera Biuro naszego Związku w Opolu. A w każdej z 37 gmin członkowskich działa koordynator gminny – powołany w urzędzie przez burmistrza / wójta. Koordynatorem gminnym jest na ogół osoba specjalizująca się w zarządzaniu gospodarką komunalną lub w zamówieniach publicznych.

Reguły współdziałania w naszej IX Grupie zakupowej Energetycznej wyznaczały: ustawa – Prawo zamówień publicznych i uchwała Zgromadzenia Związku Gmin Śląska Opolskiego. Na czele Zgromadzenia od wielu lat stoi Jarosław Kielar - Burmistrz Kluczborka, największej Gminy członkowskiej.

Do IX Grupy zakupowej Energetycznej naszego Związku przystąpiło łącznie 385 instytucji ze wszystkich 37 gmin członkowskich (gminy ze szkołami i innymi jednostkami budżetowymi i zakładami budżetowymi oraz inne gminne osoby prawne: spółki i instytucje kultury). Głównym narzędziem komunikacji była i jest poczta elektroniczna, która przepływa od Koordynatora Grupy Zakupowej w Strzelcach Opolskich poprzez Biuro Związku w Opolu do koordynatorów gminnych, aż po końcowych odbiorców. W przeciwnym kierunku ten łańcuch komunikacji elektronicznej działała podobnie.

Pod rządami poprzedniej ustawy Prawo zamówień publicznych gminy i inne gminne osoby prawne udzieliły w ramach naszej IX Grupy zakupowej Energetycznej pełnomocnictw Gminie Strzelce Opolskie do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Na ogół gminy udzielały pełnomocnictwa w imieniu własnym i gminnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej.

Jedną z kluczowych faz było napełnienie danymi o punktach poboru energii (PPE) wielkiego formularza w formacie Excel. To ponad 5500 PPE, opisanych w tyluż wierszach w formularzu ponad 30 istotnymi informacjami. Wzór formularza był dziełem Koordynatora Grupy Zakupowej Huberta Waloszka. Dla wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości zorganizowaliśmy szkolenie dla burmistrzów, wójtów i koordynatorów gminnych w dniu 10 marca 2020 r. - na kilka dni przed wprowadzeniem pandemicznych zakazów.

Łączny wolumen zapotrzebowania na energię elektryczną w ramach IX Grupy zakupowej naszego Związku wyniósł 62,4 GWh. Warto przypomnieć, że nasze Grupy zakupowe Energetyczne kupują w unijnym przetargu nieograniczonym prąd na cały kolejny rok kalendarzowy.

Następnym kluczowym dokumentem był SIWZ (specyfikacja istotnych warunków zamówienia), którego autorem był również Koordynator Grupy Zakupowej Hubert Waloszek. To w nim zawarto projekty umowy generalnej i umów szczegółowych. Odbyły się kilkakrotne konsultacje projektu SIWZ z koordynatorami gminnymi, zanim SIWZ w połączeniu z pełnym zbiorem danych o PPE został ogłoszony jako wspólna dokumentacja przetargowa.

Wielkość zamówienia (netto) została oszacowana na kwotę ponad 18 milionów zł. Na realizację całego zamówienia (łącznie dla wszystkich odbiorców końcowych) przeznaczono kwotę blisko 26 milionów zł brutto. Wszczęcie postępowania, czyli wysłanie ogłoszenia do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej nastąpiło w dniu 28 maja 2020 roku, a termin otwarcia ofert zaplanowano na dzień 3 lipca 2020 r.

W kilka dni po elektronicznej sesji otwarcia ofert - w dniu 6 lipca 2020 r. z powodów technicznych komisja przetargowa w Urzędzie Miejskim w Strzelcach Opolskich skierowała wniosek do Burmistrza o unieważnienie przetargu. A zanosiło się na sukces dużego koncernu energetycznego z północy Polski. To ważne, bo rywalizacja sprzedawców prądu daje szanse na uzyskanie dobrych wyników ekonomicznych w takich postępowaniach.

Po unieważnieniu pierwszego przetargu Gmina wiodąca Strzelce Opolskie sprawnie przygotowała i ogłosiła ponowny drugi przetarg. Warto podkreślić, że na każdym etapie tych wydarzeń za pośrednictwem Biura Związku i z pomocą poczty elektronicznej utrzymany był dwukierunkowy kontakt pomiędzy Koordynatorem Grupy Zakupowej Hubertem Waloszkiem a koordynatorami gminnymi.

W dniu 28 sierpnia dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty. Zwyciężył koncern energetyczny z południa Polski z ceną o 14% niższą niż rok wcześniej. Mamy prawo przypuszczać, że na tak korzystny wynik ponowionego przetargu wpłynęły okoliczności pierwszego unieważnionego przetargu. To wówczas objawiła się cenowa rywalizacja dużych sprzedawców prądu.

W dniu 9 września 2020 r. Gmina Strzelce Opolskie działając w imieniu wszystkich 385 odbiorców końcowych elektronicznie zawarła umowę generalną ze sprzedawcą wyłonionym w ponowionym przetargu, a w dniu 15 września 2020 r. każdy z 385 odbiorców końcowych podpisał swoją umowę szczegółową i pełnomocnictwo w procedurze zmiany sprzedawcy. Od dnia 1 stycznia 2021 r. rozpoczęły się dostawy energii elektrycznej z korzystną ceną.

***

W październiku 2020 r. przygotowując zorganizowanie kolejnej X Grupy zakupowej Energetycznej Związku Gmin Śląska Opolskiego musieliśmy dostosować się do nowej ustawy - Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej ustawą PZP). Po głębokich dyskusjach w gronie władz Związku w listopadzie i grudniu 2020 r. dokonaliśmy również zmian w podziale zadań w ramach X Grupy Zakupowej. Stało się to w uchwale Zgromadzenia Związku z dnia 22 grudnia 2020 r. w sprawie zorganizowania X Grupy zakupowej Energetycznej Związku Gmin Śląska Opolskiego.

Większy nacisk położyliśmy na obowiązki poszczególnych zamawiających, a zwłaszcza podmiotów posiadających osobowość prawną. Większą rolę w koordynacji całego przedsięwzięcia zaczęło odgrywać Biuro Związku w Opolu kierowane przez Prezesa Zarządu Związku. Harmonogram współdziałania został przyjęty przez Zarząd Związku. Dzięki tym zmianom Gmina Strzelce Opolskie skupiła się na głównych zadaniach: przygotowaniu SWZ (pod rządami poprzedniej ustawy nazywanego SIWZ) i na przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia. Po wyłonieniu najkorzystniejszej oferty przez komisję przetargową Urzędu Miejskiego w Strzelcach Opolskich - nie będzie już umowy generalnej, lecz zawarte zostaną od razu końcowe umowy przez 101 podmiotów posiadających osobowość prawną.

Spektakularną zmianą wynikającą z art. 38 ustawy PZP było zebranie podpisów elektronicznych pod Porozumieniem 101 Członków X Grupy zakupowej Energetycznej Związku Gmin Śląska Opolskiego. Ten zdalny proces trwał od 5 stycznia do 19 lutego 2021 r. i polegał na przesyłaniu przez Biuro Związku w Opolu dokumentu PDF, na którym składane były podpisy przy pomocy certyfikatów kwalifikowanych przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotów posiadających osobowość prawną: gmin, spółek i instytucji kultury. Pierwszy podpis złożył oczywiście Burmistrz Strzelec Opolskich, a po zebraniu podpisów elektronicznych od gminnych osób prawnych z terenu gminy Strzelce Opolskie dokument PDF wrócił do Biura Związku i został skierowany do kolejnej gminy. W sumie dokument PDF odbył „elektroniczną” podróż przez 37 gmin.

Faktycznie do X Grupy zakupowej Energetycznej Związku Gmin Śląska Opolskiego przystąpiło 380 instytucji z 37 gmin członkowskich. Na podstawie art. 41 ustawy PZP burmistrzowie i wójtowie wydali w swoich gminach zarządzenia w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej, która będzie właściwa do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na sprzedaż energii elektrycznej w 2022 roku. W zarządzeniach zostały wyznaczone urzędy miejskie / urzędy gmin do przeprowadzenia postępowania w imieniu i na rzecz wymienionych gminnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej.

Po wydaniu wspomnianych zarządzeń burmistrzowie i wójtowie mogli złożyć podpisy elektroniczne pod Porozumieniem Członków X Grupy zakupowej Energetycznej naszego Związku w imieniu Gminy i w imieniu gminnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej.

Jak widać, obecny system różni się od poprzedniego z pełnomocnictwami udzielanymi Gminie wiodącej, ale skutek jest ten sam. W dniu 26 lutego 2021 r. ukonstytuowała się X Grupa zakupowa Energetyczna Związku Gmin Śląska Opolskiego, która realizuje dalszy precyzyjny plan działania. Nadal sprawą najwyższej wagi w naszej pracy jest konsultowanie projektów kolejnych dokumentów. Kolejną trwałą wartością naszej Grupy jest wspólne rozwiązywanie problemów. Dotyczy to na przykład nowego zadania - opracowania Analizy potrzeb zamawiającego - obowiązek z art. 83 ustawy PZP.

W dniu 23 lutego 2021 r. koordynatorzy gminni otrzymali od Biura Związku w Opolu wzór formularza na dane o PPE opracowany przez Koordynatora Grupy Zakupowej. Do wpisywania danych przez Strony Porozumienia przydatny jest kolejny „patent” Koordynatora Huberta Waloszka. W jednej z poprzednich umów generalnych wpisał zobowiązanie sprzedawcy do przedstawiania do końca lutego następnego roku danych o faktycznym zużyciu energii elektrycznej dla poszczególnych PPE w całym poprzednim roku.

Zgodnie z Harmonogramem współdziałania już w dniu 9 marca 2021 r. nastąpi przekazanie przez Biuro Związku koordynatorom gminnym (pocztą elektroniczną) wstępnego projektu SWZ opracowanego przez Koordynatora Huberta Waloszka - celem wstępnych konsultacji. Potem nastąpią kolejne fazy przekazywania danych i uzgadniania dokumentów przetargowych. Kulminacją będzie wszczęcie postępowania przez Gminę Strzelce Opolskie, tj. przekazanie ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich do dnia 28 maja 2021 r. Otwarcie ofert planowane jest na dzień 1 lipca 2021 r., ale jesteśmy przygotowani na sytuację unieważnienia przetargu i ogłoszenie ponownego przetargu. Jeśli wszystko dobrze pójdzie, to do dnia 10 września 2021 r. powinny być podpisane umowy pomiędzy Stronami Porozumienia a wyłonionym w przetargu sprzedawcą.

***

Proszę wybaczyć mi osobistą refleksję, ale 1 marca 2021 r. upłynęło 29 lat, od kiedy rozpocząłem pracę na stanowisku szefa zarządu Związku Gmin Śląska Opolskiego. Pracę tę wykonuję z wyboru ósmą kadencję. Za miesiąc upłynie 31 lat od dnia, w którym zacząłem zawodowo wspierać rozwój samorządów gminnych w województwie opolskim. Wówczas zostałem powołany przez Ministra Jerzego Regulskiego na stanowisko Delegata Pełnomocnika Rządu do spraw Reformy Samorządu Terytorialnego. Tamtą pracę w imieniu rządów premierów Tadeusza Mazowieckiego i Jana Krzysztofa Bieleckiego wykonywałem przez blisko dwa lata. Z takiej właśnie perspektywy wyrażam głębokie przekonanie, że łączenie się gmin w grupy zakupowe i inne formy współdziałania międzygminnego mają głęboki sens. To sprawdziło się w praktyce.